L’Assistant(e) Services Généraux assure le bon fonctionnement des locaux et des services généraux de l’entreprise. Il/elle veille à la maintenance des bâtiments, à la gestion des fournitures et au suivi administratif. En soutien du Responsable des Services Généraux, il/elle contribue à l’optimisation des ressources, à la coordination des prestataires et à l’amélioration continue des process, tout en intégrant des solutions innovantes et durables.
Missions : 

1. Coordination des Installations, Bâtiments et Services d'Accueil

• Accueil physique, gestion des appels entrants via un SVI et traitement des demandes reçues par mail.
• Gérer la réception, l’expédition et la distribution du courrier.
• Suivre les stocks et l’approvisionnement en fournitures (bureautique, consommables sanitaires, pharmacie).
• Superviser l’entretien des locaux avec les prestataires.
• Planifier les interventions de réparation, de dépannage et de maintenance curative.
• Suivi des contrats de prestation (nettoyage, espaces verts, photocopieurs, sécurité incendie, maintenance).
• Assurer la gestion des accès des bâtiments (clés, badges, vidéosurveillance).
• Suivre l’aménagement et l’équipement des postes de travail.
• Veiller au respect des réglementations en matière de sécurité et d’accessibilité.
• Surveiller la consommation énergétique.
• Réaliser des audits techniques sur les sites extérieurs

2. Gestion Administrative

• Assurer la gestion des courriers administratifs ainsi que le suivi des dossiers relatifs aux demandes d'urbanisme,
aux autorisations de débit de boissons et à toutes autres démarches administratives.
• Suivi des assurances, sinistres et formalités administratives (cartes grises, contrats de leasing).
• Gérer l'organisation et le suivi des archives ainsi que des sauvegardes informatiques.
• Assister dans la préparation et le suivi des appels d’offres, ainsi que dans l’optimisation des contrats.
• Suivre la facturation et les bons à payer via la plateforme ISIWORK.
• Mettre à jour les reporting et suivre les indicateurs.
• Actualiser la documentation interne et les procédures.

3.Gestion du Parc Informatique et Téléphonique

• Gérer l’inventaire et le suivi du parc informatique et des équipements téléphoniques.
• Planifier les interventions de dépannage et de paramétrage des équipements
• Superviser les abonnements et contrats liés aux services informatiques et téléphoniques.
4. Suivi de la Certification ISO 20121
• Participer au suivi de la certification ISO 20121 et à la mise à jour des documents.
• Aider au suivi des exigences légales et réglementaires liées à nos activités.
• Contribuer à la prévention et à la gestion des risques (sécurité, environnement, social).
• Participer à la préparation des audits et au suivi des plans d’action.
• Aider à sensibiliser les équipes à la démarche de développement durable.
Qualifications
• Maîtrise des outils informatiques.
• Connaissances techniques en bâtiment et maintenance.
• Compétences en rédaction et analyse.
• Bonne organisation et gestion des priorités.
Savoir-être
• Autonomie et adaptabilité.
• Esprit d'équipe, bonnes compétences relationnelles et souci du détail.
• Polyvalence et gestion des imprévus.
Conditions

• Type de contrat : CDI
• Durée hebdomadaire de travail : 39 heures
• Salaire brut mensuel : 2 050 à 2300 €